U bent hier: Home » Usability Update » Toegankelijke sjablonen voor tekstdocumenten
Toegankelijke documenten, deel 2

Toegankelijke sjablonen voor tekstdocumenten

Jaap van de Putte en Iacobien Riezebosch icoontje voor externe site | 10 november 2011

pdf-icoontje toegankelijke-sjablonen-201111.pdf (PDF-bestand: 52 kB)

In dit 2e artikel over toegankelijke documenten leggen wij uit hoe je een toegankelijk sjabloon maakt voor een tekstdocument. Door te werken vanuit een toegankelijk sjabloon wordt het een stuk makkelijker om een toegankelijk tekstdocument te maken. Deze uitleg sluit aan bij Microsoft Word en LibreOffice/OpenOffice Writer. In het 1e artikel bespraken wij hoe je een tekstdocument toegankelijk maakt.

Over dit onderwerp geven wij een eendaagse cursus Toegankelijke Documenten.

Werken vanuit een toegankelijk sjabloon

Wanneer je streeft naar toegankelijke tekstdocumenten dan is de eerste stap dat je gaat werken vanuit toegankelijke sjablonen. Vooral als je werkt in een organisatie waar meerdere mensen documenten toegankelijk moeten opmaken, dan is het noodzakelijk dat deze mensen vanuit toegankelijke sjablonen werken.

Een sjabloon of template is een standaardopmaak van een document. In veel gevallen werken organisaties al met sjablonen waarin de huisstijl en andere voorkeuren voor de opmaak zijn vastgelegd. Door deze sjablonen zo aan te passen dat ze ook toegankelijk zijn wordt het makkelijker een toegankelijk document te maken.

Vaak gebruik je meerdere sjablonen, zoals een briefsjabloon, een vergaderverslagsjabloon en een notitiesjabloon.

Opmaakprofielen opslaan in een sjabloon

Een toegankelijk sjabloon maak je door de opmaakprofielen (of de stijlen) die je gebruikt toegankelijk te maken en deze op te slaan in een sjabloon. In het artikel "In 10 stappen naar een toegankelijke document" hebben we uitgelegd hoe opmaakprofielen werken. Er zjn opmaakprofielen voor alinea's, tekens en pagina's.

Alinea-opmaakprofielen

Standaard alinea-opmaakprofiel

Er zijn tientallen alinea-opmaakprofielen, maar gelukkig is er maar één Moeder aller Opmaakprofielen en dat is het alinea-opmaakprofiel Standaard. Als je deze dus goed opmaakt ben je zo goed als klaar!

Wat moet je instellen?

Taal

Voor toegankelijkheid is het belangrijk dat de taalkeuze van een document gelijk is aan de taal van het document. De taalkeuze voor het document stel je in bij het alinea-opmaakprofiel standaard. Kies Nederlands voor Nederlandse documenten.

In de meeste tekstverwerkingsprogramma's wordt deze taalkeuze "overerft" op alle andere alinea-opmaakprofielen, omdat "standaard" het profiel is waarop de andere profielen zijn gebaseerd.

Zorg voor een leesbaar lettertype

Met de dubbele vergrijzing in Nederland stijgt ook het aantal slechtzienden in rap tempo. Voor hen is het belangrijk dat tekst goed leesbaar is. Daarvoor is belangrijk:

Vaak ben je in het kiezen van het lettertype gebonden aan de huisstijl van je organisatie. Dit kan een spanningsveld geven met de eisen die er vanuit toegankelijkheid gelden. Bijna altijd is het mogelijk om een goede tussenoplossing te vinden, bijvoorbeeld om de huisstijlkleuren iets donkerder te maken, zodat ze toch een goed contrastratio hebben. Uiteindelijk is - zeker voor documenten die ook op het web komen - de optimale gebruiksvriendelijkheid voor de bezoeker doorslaggevend en dus belangrijker dan de aansluiting bij de huisstijl.

Overige alinea-opmaakprofielen

Zoals gezegd erven de eigenschappen van het standaard alinea-opmaakprofiel over op de andere alinea-opmaakprofielen. Voor een aantal opmaakprofielen moet je nog de grootte, kleur en lettertype aanpassen. Ook hier geldt dus: voldoende groot, schreefloos lettertype en een voldoende contrasterende kleur.

Het gaat in ieder geval om de volgende opmaakprofielen:

Maak ook een nieuw profiel aan, namelijk samenvatting. Gebruik dit profiel voor de samenvatting die bovenaan komt, direct onder de titel. Zo voorkom je dat je een hele alinea vet moet maken, want dat wordt afgeraden vanuit toegankelijkheidsoogpunt.

Tekenopmaakprofielen

Bij een alinea-opmaakprofiel gaat het om de opmaak van een hele alinea. Bij tekenopmaakprofielen gaat het om de opmaak van de tekens in een alinea.

Het enige tekenopmaakprofiel dat belangrijk is om aan te passen is het opmaakprofiel van een hyperlink. Zorg dat de hyperlink voldoende contrast heeft met de achtergrond en dat de hyperlink voldoende herkenbaar is als hyperlink. Bij voorkeur is een hyperlink onderstreept.

Pagina-opmaakprofielen

Aan het pagina-opmaakprofiel hoef je niet veel aan te passen om het toegankelijk te maken. Het enige belangrijke is de keuze om wel of niet kop- en voetteksten te gebruiken. Kop- en voetteksten zijn minder prettig bij gebruik van een screenreader, omdat deze teksten in feite midden in de tekst staan. Dus bij het lezen krijgt iemand steeds tussendoor, onaangekondigd, deze kop- en voetteksten te horen.

Wees dus terughoudend met het gebruik van kop- en voetteksten. Een paginanummer is niet erg, maar lange teksten wel.

Corporate sjablonen

Bovenstaande uitleg is ook bedoeld voor de corporate sjablonen van een organisatie. Als deze goed toegankelijk zijn, dan is het voor de gebruikers in de organisatie al een stuk makkelijker om toegankelijke documenten te maken. Natuurlijk is het wel belangrijk dat deze sjablonen dan ook door iedereen gebruikt worden.

Volgende artikelen

Wij gaan nog 3 artikelen publiceren over dit onderwerp:

Congres en cursus

Tijdens het Nationaal Congres Online Toegankelijkheid op 24 november 2011 houdt Iacobien Riezebosch een presentatie over toegankelijke documenten.

Komend voorjaar verzorgen wij een eendaagse training, speciaal gericht op organisaties die willen voldoen aan de Webrichtlijnen. Op www.2useit.nl/cursussen/toegankelijke-documenten.php vind je meer informatie.

Aanbevolen/gebruikte literatuur

Accessible Digital Office Document Project: http://adod.idrc.ocad.ca/ icoontje voor externe site.

Nederlandse versie: http://www.anysurfer.be/office-documenten icoontje voor externe site

naar begin pagina

Alle artikelen