U bent hier: Home » Usability Update » In 10 stappen naar een toegankelijk tekstdocument
Toegankelijke documenten, deel 1

In 10 stappen naar een toegankelijk tekstdocument

Jaap van de Putte, 2 use it | 19 september 2011

pdf-icoontje in-10-stappen-naar-een-toegankelijk-tekstdocument-201109.pdf (PDF-bestand: 128 kB)

Op het web wordt veel gebruik gemaakt van downloadbare documenten. Deze documenten zijn vaak niet toegankelijk voor mensen met een beperking. En in Webrichtlijnen 2 moeten deze documenten toegankelijk zijn.

In dit artikel leg ik uit hoe je in 10 stappen tot een toegankelijk document komt. In de volgende artikelen bespreek ik de volgende stappen, zoals het maken van een toegankelijke PDF.

Over dit onderwerp hebben wij een aparte eendaagse cursus Toegankelijke Documenten ontwikkeld. Deze wordt in het najaar 2011 en voorjaar 2012 gegeven.

Inhoud van deze pagina:

Context van dit artikel

Voor iedereen die zich bezig houdt met online toegankelijkheid weet dat de toegankelijkheid van documenten op het web vaak slecht is. In Webrichtlijnen 2 is de toegankelijkheid van documenten als verplichting opgenomen. Het belang om toegankelijke bestanden op je site te hebben is dus groot. Voor veel organisaties is er (heel) veel werk te verzetten om deze bestanden toegankelijk te maken. Het toegankelijk maken van een document is echter minder complex dan men soms denkt.

In een 5-tal artikelen zal ik uitleggen hoe je tekstbestanden toegankelijk kunt maken:

Dit is het 1e artikel in de reeks van 5.

Voorbereiding

Verreweg het belangrijkste in de toegankelijkheid van een tekstbestand is de tekst zelf. We staan hier niet uitvoerig bij stil. In onze syllabus Toegankelijk schrijven voor het Web bespreken we de 6 principes van goed schrijven:

  1. Schrijf voor de taak van de bezoeker
  2. Zet het belangrijkste bovenaan
  3. Gebruik eenvoudige taal
  4. Maak teksten scanbaar
  5. Kies de woorden van de bezoeker
  6. Zorg voor zelfstandige content

Dit zijn de basisuitgangspunten voor goed schrijven. En die gelden onverkort ook voor toegankelijk schrijven.

Stap 1: Zorg voor een goede titel en geef deze het opmaakprofiel "Titel"

Net als bij een webpagina is een goede titel enorm belangrijk voor de toegankelijkheid van een tekstdocument. Een goede titel heeft de volgende kenmerken:

Bijvoorbeeld: Je hebt een jaarverslag van de organisatie Kensington over het jaar 2011. Een goede titel is dan:

Jaarverslag Kensington 2011

Niet goed zijn bijvoorbeeld de titels: "Jaarverslag" of "Kansen gepakt en bedreigingen overwonnen".

Geef deze titel het opmaakprofiel "Titel".

Stap 2: Breng structuur aan met koppen en geef deze de juiste opmaakprofielen

Een tekst heeft een bepaalde structuur. Met koppen en subkoppen wordt deze structuur zichtbaar gemaakt. Voor de lezer is het belangrijk dat je de tekst indeelt met koppen. Zo ontstaat er voor de lezer een logische structuur.

Deze koppen voorzie je van kopopmaakprofielen of headings, want zo worden ze ook opgemaakt als een kop. Dit is belangrijk voor de lay-out van de tekst en het is nog belangrijker voor gebruikers van spraak- en/of braille-uitvoer, want met de koppen kunnen ze snel een overzicht krijgen over de inhoud van de tekst. Uiteraard is - net als bij titels - het belangrijk dat de kopteksten betekenisvol zijn.

De paragrafen in het artikel krijgen een h1, de subparagrafen een h2. De niveaus daaronder krijgen h3, h4 enzovoort.

Stap 3: Zorg voor lineaire content

Screenreaders lezen tekst regel voor regel van linksboven naar rechtsonder. Daarvoor is het nodig dat content zoveel mogelijk lineair is opgenomen in het tekstdocument.

Bekijk bijvoorbeeld de tekst hieronder.
(bron: NOiV handreiking open documentstandaarden voor de overheid, NOIV)

Voorbeeld van een PDF-pagina met een 2-kolomsopmaak

De tekst ziet er netjes opgemaakt uit, maar in een screenreader wordt de eerste regel als volgt opgelezen:

De vanzelfsprekendheid waarmee we een vrijwel onophoudelijke Het boekje gaat ook in op concrete vragen, en hoe open standaar-

Daarmee wordt deze tekst volkomen onbegrijpelijk voor gebruikers van screenreaders.

Ga daarom uit van de volgende richtlijnen:

  1. Gebruik geen tabellen voor opmaak.
  2. Gebruik geen secties.
  3. Gebruik geen frames.
  4. Positioneer afbeeldingen altijd via de daarvoor gemaakte opmaakprofielen.
  5. Gebruik geen voetnoten, maar plaats de voetnoottekst direct bij de tekst waar deze bij hoort.
  6. Wees terughoudend met kopteksten en voetteksten. In screenreaders worden deze bij elke pagina weer opgelezen.

Stap 4: Geef afbeeldingen een alternatieve tekst

Afbeeldingen zijn het meest aansprekende voorbeeld van informatie die wegvalt als iemand geen beeldscherm kan gebruiken. Voorzie daarom een afbeelding die betekenis overbrengt van een zinvolle, betekenisvolle alternatieve tekst. De betekenis van een afbeelding is afhankelijk van de context waar deze in is geplaatst. De tekst is dus altijd aangepast aan deze context.

Er zijn verschillende soorten afbeeldingen. In het kort zijn de regels hiervoor:

Soort afbeelding Alt-tekst
Plaatjes die informatie overbrengen tekst die de betekenis van het plaatje omschrijft
Gelinkte afbeelding informatie over de bestemming van de link
Plaatjes met tekst tekst die zichtbaar is in het plaatje
Niet-informatieve afbeeldingen geen alternatieve tekst
Decoratieve afbeeldingen geen alternatieve tekst
Lay-out-afbeeldingen geen alternatieve tekst

Stap 5: Positioneer afbeeldingen met opmaakprofielen

Een afbeelding hoort meestal bij een stuk tekst. Om te zorgen dat bij spraak- en braille-uitvoer de afbeelding wordt opgelezen bij de tekst koppel je deze afbeelding aan de alinea. Het beste kun je daar enkele aparte opmaakprofielen voor aanmaken: afbeelding-links, afbeelding-rechts, afbeelding-midden. In deze opmaakprofielen leg je ook vast dat de afbeelding gekoppeld is aan de alinea.

Gebruik deze opmaak voor het positioneren van afbeeldingen.

naar begin pagina

Stap 6: Gebruik bij voorkeur geen datatabellen

Tabellen zijn heel handig voor het weergeven van gegevens, maar ze zijn ook vaak te complex om te begrijpen via spraak- en/of braille-uitvoer. Tabellen voor het presenteren van gegevens noemen we datatabellen. Het wordt vooral ingewikkeld als een datatabel meerdere kolommen heeft. Het is dan moeilijk om bijvoorbeeld via spraakuitvoer te begrijpen welke kolom en rij er bij een bepaalde cel hoort.

Als je een tabel hebt of wilt maken, bedenk dan eerst of de tabel nodig is. In veel gevallen is de informatie ook goed zonder tabel te plaatsen. Is een tabel nodig, dan zijn er veel details die je moet instellen. Het voert te ver om daar in dit artikel uitgebreid op in te gaan. Zie www.anysurfer.be/office-documenten icoontje voor externe site voor een uitgebreide uitleg over dit onderwerp.

Stap 7: Zorg voor betekenisvolle linkteksten

Een tekstdocument heeft een ander doel dan een webpagina. Het is niet primair bedoeld om vanaf beeldscherm te lezen met een computer die verbonden is aan het internet.

Hyperlinkteksten in tekstdocumenten zijn daarom niet bij voorbaat zo logisch om te gebruiken als dat op een webpagina is. Je moet er bijvoorbeeld rekening mee houden dat een tekstdocument wordt uitgeprint.

Hyperlinks kunnen bij spraak/braille-uitvoer apart worden opgelezen. Deze functie wordt vaak gebruikt om de inhoud van een artikel snel te kunnen scannen. Het is daarom belangrijk dat linkteksten betekenisvol zijn.

Enkele richtlijnen:

naar begin pagina

Stap 8: Gebruik een inhoudsopgave bij langere documenten

Als een document wat langer is en verschillende paragrafen kent kan het handig zijn voor gebruikers als er een inhoudsopgave is. Het grote voordeel van het gebruik van headings is dat een inhoudsopgave dan heel makkelijk is te genereren.

Een inhoudsopgave hoort direct onder de samenvatting van een document. Een inhoudsopgave is ook een handige controle of je koppen goed hebt gebruikt. Alleen daarom is het vaak al zinvol om een inhoudsopgave te genereren.

naar begin pagina

Stap 9: Voeg een titel bij de meta-informatie toe

Elk tekstdocument bevat meta-informatie. Deze is in de meeste tekstprogramma's te vinden bij Eigenschappen. Het belangrijkste om toe te voegen is een titel. Overige velden zoals onderwerp trefwoorden kun je ook invullen

Stap 10: Verwijder alle overtollige opmaak

Wat hier als laatste stap is beschreven is vaak ook de eerste stap: verwijder alle opmaak die zonder het gebruik van opmaakprofielen (quick & dirty) is toegevoegd. Dit is echter ook risicovol: vetgedrukt, onderstreept en schuingedrukt worden ook weggehaald. Deze stap is dus alleen handig als het document niet te groot is (bijvoorbeeld 1 à 2 A4) en het niet onoverkomelijk is om vetgedrukt en dergelijke als nog weer toe te voegen.

naar begin pagina

Hoe nu verder?

In deze stappen mist nog heel veel. Het is bijvoorbeeld belangrijk voor slechtziende mensen dat het lettertype leesbaar en voldoende groot is. Ook moet de taalkeuze worden aangegeven. Deze en andere onderwerpen bespreek ik in het volgende artikel: werken met sjablonen of templates.

In de artikelen daarna bespreek ik ook het maken van een toegankelijke PDF en het controleren van de toegankelijkheid van een document.

Over het onderwerp "Toegankelijke documenten" verzorgen wij dit najaar en het voorjaar een eendaagse cursus Toegankelijke Documenten, speciaal gericht op organisaties die willen voldoen aan de Webrichtlijnen.

naar begin pagina

Aanbevolen/gebruikte literatuur

Accessible Digital Office Document Project: Technieken voor het produceren van Toegankelijke Office Documenten: OpenOffice Writer (v. 3.2). Versie: 4 februari 2011

Engelse versie : http://inclusivedesign.ca/accessible-office-documents/oowriter  icoontje voor externe site

Nederlandse versie: www.anysurfer.be/office-documenten icoontje voor externe site

Meer weten?

Neem contact met ons op via het contactformulier.

Aanpassingen

6 okt 2011- Er stond in de oorspronkelijke versie dat je een 2-koloms-tabel voor lay-out kon gebruiken. Waarschijnlijk klopt dat niet. In ieder geval wordt het gebruik van tabellen voor lay-out afgeraden in het artikel van AnySurfer: www.anysurfer.be/office-documenten icoontje voor externe site. Ik heb dat dus weggehaald.

naar begin pagina

Alle artikelen